Archivage des notes de frais : quelles obligations légales ?

L’archivage des notes de frais ne se limite pas à une contrainte administrative : il constitue un enjeu stratégique alliant conformité réglementaire, maîtrise des coûts et efficacité organisationnelle.

En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, l’entreprise doit présenter des justificatifs intègres, lisibles et conformes, sous peine de sanctions. Ces contrôles pouvant intervenir plusieurs années après remboursement, la traçabilité et l’intégrité des documents doivent être garanties sur le long terme.

Grâce à la digitalisation et à l’archivage électronique à valeur probatoire, vous pouvez transformer cette obligation en atout : sécuriser vos processus, simplifier les audits et piloter vos dépenses avec plus de clarté.

Pourquoi l'archivage des notes de frais est-il essentiel pour votre entreprise ?

L’archivage rigoureux des notes de frais est une exigence légale à fort enjeu fiscal et social.

En cas de contrôle, l’entreprise (et tout particulièrement son DAF) doit en effet être en mesure de produire des justificatifs conformes, lisibles et intègres. L’URSSAF vérifie notamment que les remboursements versés bénéficient bien d’exonérations sociales dans les limites fixées, tandis que l’administration fiscale s’assure de la légitimité des charges déduites et de la TVA récupérée.

En cas d’incapacité à présenter des pièces justificatives valables ou à produire des documents dématérialisés avec une valeur probatoire, l’entreprise risque alors des redressements, voire d’être soupçonnée de fraude. Or, les contrôles peuvent survenir plusieurs années après le remboursement initial ! La traçabilité et l’intégrité des justificatifs doivent donc être garanties à long terme.

Un archivage fiable est donc un levier de conformité… mais aussi de gouvernance ! Car, au-delà des considérations réglementaires, un archivage probant des notes de frais facilite les audits internes, le pilotage des politiques de dépenses, et la détection des dérives. Il est ainsi tout autant un outil renforçant à la fois la sécurité juridique qu’un atout pour la maîtrise budgétaire de l’entreprise.

Quels documents doivent être archivés comme preuve légale ?

L’archivage des notes de frais couvre un ensemble de pièces justificatives qui doivent pouvoir faire foi en cas de contrôle :

• factures,
• tickets de caisse,
• relevés,
• reçus de paiement ou de transport.

Qu’ils soient au format papier ou numérisés, ces documents doivent rester accessibles, intacts et exploitables sur la durée.

Durée de conservation légale des notes de frais selon l’URSSAF et la DGFIP

Les notes de frais, une fois remboursées, ne disparaissent pas des radars réglementaires. Elles doivent être conservées selon des durées d’archivage électronique bien précises, permettant ainsi à l’entreprise (et son DAF) d’être en mesure de présenter ces documents en cas de contrôle URSSAF ou DGFIP.

Ces durées de conservation varient en fonction de leur nature juridique et du mode d’archivage.

En tant que pièces comptables, les justificatifs de dépenses doivent être conservés 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, comme l’impose l’article L123-22 du Code de commerce. Ce cadre s’applique à tous les formats, qu’il s’agisse de documents papier ou numérisés.

Normes URSSAF et DGFIP : ce qu'il faut savoir pour un archivage probant

Pour que des justificatifs de notes de frais soient juridiquement recevables et en particulier ceux dont l’archivage est dématérialisé, ils doivent répondre à des exigences précises, définies à la fois par l’URSSAF et la DGFIP. Fidélité, lisibilité, intégrité sont ainsi les trois piliers qui conditionnent la valeur probatoire du justificatif, et plus précisément de sa copie numérique.

Deux textes fixent ainsi les conditions de validité d’une copie numérique de justificatif de frais professionnels (le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 pour l’URSSAF et l’article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales pour l’administration fiscale), lesquelles sont :

• La reproduction doit être strictement identique à l’original papier, sans retouche, recadrage ni altération de couleurs porteuses de sens.
• La copie doit être enregistrée au format PDF ou PDF/A-3, sans perte d’informations.
• La copie numérique doit être accompagnée d’un horodatage fiable, idéalement via une signature électronique qualifiée.
• Chaque numérisation doit être documentée : date, contexte, qualité du procédé, contrôles internes – autant d’éléments à tracer pour justifier la validité du document.

De son côté, l’archivage doit être sécurisé sur toute la durée légale de conservation, dans un système garantissant l’inviolabilité des fichiers.

Optez pour l’archivage électronique sécurisé des notes de frais

La dématérialisation des factures est officiellement autorisée depuis 2012, mais ce n’est qu’avec l’arrêté du 22 mars 2017 (DGFIP) et celui du 23 mai 2019 (URSSAF) que les justificatifs papier des notes de frais ont pu légalement être numérisés et conservés uniquement en format électronique.

Depuis le 1er juillet 2019, les justificatifs papier peuvent donc être détruits après leur numérisation, à condition que cette dernière soit effectuée selon les règles en vigueur décrites plus haut.

Ces normes strictes et l’appel à un partenaire de confiance spécialisé est conseillé pour garantir la traçabilité, la pérennité et l’intégrité de chaque document archivé. En résumé, c’est la garantie de votre conformité réglementaire.

Les bénéfices de l'archivage électronique à valeur probatoire pour vos notes de frais

Adopter l’archivage électronique à valeur probatoire est certes le meilleur moyen de répondre à une exigence réglementaire mais c’est aussi un levier d’optimisation pour les entreprises.

En numérisant vos justificatifs, vous supprimez les risques liés à la détérioration ou à la perte des documents. Les justificatifs comme les factures sont stockés en toute sécurité, accessible à tout moment en cas de contrôle.

Cette digitalisation permet également de gagner en efficacité. La gestion des notes de frais devient plus fluide et les traitements sont automatisés : en quelques clics, la dépense est saisie, justifiée, validée et intégrée au circuit comptable. Les remboursements sont accélérés, on constate moins d’erreurs, moins de doublons, moins de fraudes. Du salarié au service comptable, chacun bénéficie d’un processus simplifié.

Opter pour l’archivage électronique à valeur probatoire des notes de frais est aussi un moyen concret de réduire vos coûts : moins d’espace de stockage immobilisé, moins de gestion manuelle. Avec une solution efficace proposant un tableau de bord clair, vous pouvez également suivre les dépenses en temps réel, par service, poste ou projet.

Toutefois, rappelez-vous qu’il est essentiel, pour que le passage à l’archivage électronique soit un succès, d’embarquer vos équipes.

Prévoyez un accompagnement au changement.

Comment préparer vos archives de notes de frais pour un contrôle URSSAF/DGFIP ?

Face à un contrôle URSSAF ou DGFIP, une bonne préparation documentaire est essentielle. L’objectif est de prouver la légitimité des dépenses, la conformité des justificatifs et la rigueur des processus internes. Voici les étapes essentielles pour limiter les risques de redressement :

• Centralisez l’ensemble des justificatifs ;
• Contrôlez les plafonds URSSAF applicables aux indemnités forfaitaires et la correcte application des règles de récupération de TVA ;
• Structurez et sécurisez vos archives, de préférence avec un système d’archivage à valeur probatoire certifié conforme ;
• Respectez les durées de conservation ;
• Formez les salariés et automatisez ce qui peut l’être ;
• Préparez les documents clés (justificatifs, grand livre, bilans) et assurez un accès rapide à l’inspecteur en cas de contrôle.

En préparant soigneusement les archives de notes de frais, vous répondez aux obligations légales face aux contrôles URSSAF ou DGFIP. Mais vous donnez également à votre entreprise un véritable levier de sécurité. En centralisant et classant chaque justificatif, en respectant les délais de conservation, vous évitez les risques de redressement et fluidifiez les processus internes.

Pour transformer en profondeur cette gestion, la digitalisation est la clé. Les outils électroniques modernes simplifient en effet la collecte et l’archivage, réduisent les tâches répétitives et offrent une transparence accrue. En adoptant des solutions certifiées, comme les logiciels conformes aux normes NF Z42-013 ou L’ISO 14641, vous vous donnez les moyens de sécuriser les données de votre entreprise et de renforcer la confiance de votre écosystème.

Cette transformation dépasse l’archivage : elle touche également la facturation, la gestion du courrier et bien d’autres processus. Elle inscrit l’entreprise dans une dynamique d’innovation, de flexibilité et de performance durable.