Avis électronique et gestion de copropriété : démêlez le vrai du faux !

Entré en vigueur début juillet 2020, le décret n° 2020-834 a instauré la création d’un avis électronique pour les communications réglementées entre syndics et copropriétaires. Ce dispositif permet d’envoyer les convocations et procès-verbaux d’assemblée générale ainsi que les mises en demeure sous le format d’un e-mail réglementé et horodaté. 

Cette solution sur-mesure pour les syndics de copropriété peut toutefois soulever des interrogations, notamment en raison de sa proximité avec la lettre recommandée électronique (LRE). 

Démêlez le vrai du faux pour comprendre en quoi consiste précisément l’avis électronique, et comment cette solution permet de simplifier la tâche des syndics dans la gestion de copropriété ! 

Je peux utiliser la lettre recommandée électronique à la place de l’avis électronique : VRAI 

Concrètement, il est possible de recourir à l’avis électronique dans 3 cas bien précis : 

• les convocations d’AG ; 
• les procès-verbaux d’AG ; 
• les mises en demeure. 

Pour ce qui est de la LRE, elle peut être aussi utilisée dans l’ensemble des communications réglementées entre syndics et copropriétaires, y compris dans les 3 cas d’usage de l’avis électronique. 

L’avis électronique a toutefois des avantages sur la LRE, à commencer par sa simplicité d’utilisation : il est obligatoire de s’identifier pour envoyer ou accuser réception d’une LRE, alors que l’avis électronique peut être expédié ou réceptionné d’un simple clic, sans identification. 

De plus, le destinataire a 15 jours seulement pour accuser réception d’une LRE, alors qu’il dispose de 21 jours pour cliquer sur le lien hypertexte d’un avis électronique, et réceptionner ses documents. 

L’avis électronique est généralement mal accepté par les copropriétaires : FAUX 

Avec un avis électronique, le taux moyen d’accusé de réception est de 95 %. Son fonctionnement est en effet très simple, même pour les copropriétaires les moins à l’aise avec le digital : 

• 1. le destinataire reçoit l’avis électronique directement dans sa boite e-mail ; 
• 2. le nom de l’expéditeur et l’objet de l’envoi sont affichés en clair ; 
• 3. l’accusé de réception peut être effectué depuis un mobile ou un ordinateur, par un simple clic dans l’e-mail de notification. 

L’avis électronique offre une protection juridique équivalente à la lettre recommandée : VRAI 

Le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 offre à l’avis électronique toute la protection juridique nécessaire pour l’envoi des convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeure. Dans ces 3 cas d’usage, la même protection juridique s’applique. L’avis électronique bénéficie donc des mêmes conditions qu’une lettre recommandée avec accusé de réception. 

Suite à l’envoi d’un avis électronique, l’expéditeur reçoit immédiatement par e-mail une preuve de dépôt et de transmission du courrier, puis une preuve de réception ou de négligence selon l’action du destinataire. 

Je dois envoyer un recommandé papier si le copropriétaire destinataire n’accuse pas réception de l’avis : FAUX 

Il n’est pas nécessaire d’envoyer un recommandé électronique (ou papier) en complément de l’avis électronique, si ce dernier n’a pas été réceptionné par son destinataire. La preuve de dépôt et de transmission de l’avis électronique fait courir les délais légaux : c’est l’équivalent d’un avis de passage du facteur. 

L’avis électronique est compliqué à mettre en place : FAUX 

L’utilisation de l’avis électronique par le syndic n’a pas obligatoirement à être inscrite à l’ordre du jour d’une AG pour être valide. Depuis la publication du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020, le consentement des copropriétaires à recevoir des avis électroniques et des lettres recommandées électroniques est autorisé en dehors des AG. 

Une solution en ligne comme Maileva Copro permet alors de recueillir le consentement des copropriétaires via un module de gestion du consentement : il suffit pour le syndic de créer son compte en ligne pour l’utiliser. L’avis électronique peut par ailleurs être intégré au logiciel métier (API) du syndic de copropriété. 

Maileva, filiale à 100 % de Docaposte et du groupe La Poste, met à la disposition des syndics une solution innovante pour utiliser l’avis électronique dans la gestion de leurs copropriétés : Maileva Copro. Depuis une interface unique, cette solution en ligne permet d’envoyer simplement et en une seule fois l’ensemble des courriers autorisés (convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeure), au format papier ou électronique. 

Vous avez encore des questions concernant l’avis électronique et son mode de fonctionnement ? Vous envisagez d’adopter cette solution pour la gestion de vos copropriétés et souhaitez obtenir des conseils ?