RNVP : Découvrez comment garantir l’exactitude des adresses clients de votre base de données

Certains des courriers que vous envoyez à vos clients et prospects n’arrivent jamais à destination ou vous reviennent en raison d’adresses incorrectes, incomplètes ou mal orthographiées ? Découvrez ici comment réduire le nombre de ces plis non distribués (PND) et maximiser la performance de vos campagnes de courrier publicitaire grâce à la Restructuration, Normalisation et Validation Postale (RNVP) de vos fichiers clients et prospects. 

Pourquoi nettoyer et normaliser les adresses de vos bases de données clients ? 

Garantir l'exactitude des informations de contact de vos clients, identifier les erreurs d’adresses dans votre base de données et les corriger pour disposer d’un référentiel postal de qualité est indispensable pour :  

• Améliorer l’efficacité de la distribution de vos envois;  
• Atteindre vos objectifs marketing et commerciaux : une fois la bonne distribution de votre courrier réalisée, votre destinataire pourra prendre connaissance de l'information que vous lui transmettez et réagir (selon votre objectif) en se rendant sur votre site, dans votre magasin ou en vous appelant par exemple; 
• Favoriser la croissance et la rentabilité de votre entreprise en réduisant les coûts liés à la gestion des réclamations, des retours et des réexpéditions de plis.  

Qu’est-ce qu’on appelle adresse postale ? 

Une adresse postale contient une série d’informations, tels que le nom, le numéro de rue, la ville et le code postal d’une personne. Elle permet d’identifier un destinataire pour garantir la délivrabilité des courriers et des colis mais aussi pour installer la fibre ou encore localiser une personne pour lui porter secours. 

Comment la Restructuration, Normalisation et Validation Postale (RNVP) peut vous aider ? 

RNVP : définition  

La RNVP est une méthode qui consiste à vérifier, corriger et harmoniser les adresses postales d'un fichier client ou prospect selon les normes établies par La Poste. 

Quels sont les avantages d’un traitement RNVP ? 

Grâce à la RNVP de votre base d’adresses :   

• Vous sécurisez la délivrabilité de vos plis ; 
• Les services postaux peuvent assurer une distribution rapide de vos courriers et colis ; 
• Vous réduisez les coûts des expéditions inutiles et augmentez le ROI de vos campagnes print et de vos actions marketing ; 
• Vous fiabilisez vos bases de données et améliorez votre connaissance client.  

Quelles sont les étapes de la RNVP ?

Un traitement RNVP se déroule en 3 étapes.  

• Étape 1 : la Restructuration pour uniformiser vos adresses 

Le logiciel RNVP va analyser chaque adresse de votre base de données pour détecter les différents éléments du contenu et les organiser de manière standardisée. Chaque élément sera positionné à l'endroit prévu pour la présentation normée des adresses postales (nom de la rue, numéro de bâtiment, code postal…). 

• Étape 2 : la Normalisation pour correspondre aux conventions d'adressage postales officielles 

Cette étape de la RNVP consiste à formater les données selon les règles spécifiques de La Poste, en utilisant des abréviations standard de la norme Afnor XPZ 10-011, en corrigeant les erreurs typographiques (accents, caractères parasites…) et en respectant les formats d'adresse standards (longueur de champs de 38 caractères maximum). 

• Étape 3 : la Validation pour garantir la complétude et l’exactitude de vos adresses  

L’adresse normalisée est ensuite comparée aux référentiels postaux, tels qu’Hexaposte et Hexavia, pour s'assurer qu’elle est correcte et complète. Si des erreurs sont détectées, elles peuvent encore être corrigées. 

Le saviez-vous ? Les noms des rues peuvent changer, tout comme les numéros dans la voie (nouveaux quartiers), les noms des communes ou les codes postaux (quand deux communes fusionnent par exemple). Selon La Poste, la France comptait également plus de 350 000 voies non numérotées fin 2021. La loi 3DS étend l’obligation de nommer et numéroter les voies aux communes de moins de 2 000 habitants. Ces changements peuvent être pris en compte grâce à un redressement RNVP.

Comment (bien) formater une adresse postale ? Ce que dit la norme AFNOR NF Z 10-011  

Cette norme définit les règles d’écriture harmonisées de l’adresse postale en France pour les bases de données, le traitement et la distribution des courriers par La Poste. Ces règles prévoient notamment un format de 38 caractères maximum par ligne et de 6 lignes maximum pour un envoi en France (7 lignes en ajoutant le pays dans le cas d’un envoi à l’international…). 

Les différentes façons de réaliser un traitement RNVP  

Vous avez le choix entre 2 types de solutions RNVP :  

• La RNVP préventive : elle vise à éviter les erreurs dès le départ via la mise en place de processus de saisie et de vérification rigoureux. Cela passe par exemple par l’identification des critères essentiels pour garantir l'exactitude, la complétude, la cohérence et la validité des adresses, la création de formulaires de collecte de données demandant ces informations, ou encore l’intégration d’outils de validation en temps réel pour vérifier l'exactitude des données saisies. 
• La RNVP curative : elle intervient lorsque des erreurs ont été commises. Les outils de RNVP curative sont utilisés pour nettoyer et normaliser a posteriori les bases de données d'adresses postales en détectant et en corrigeant les erreurs, les abréviations, les fautes de frappe et autres incohérences. Elle nécessite parfois des interventions manuelles pour résoudre les problèmes complexes ne pouvant être corrigés automatiquement. Il est conseillé de réaliser une RNVP curative au moins 1 fois par an.  

Pour effectuer une RNVP, vous pouvez acquérir un logiciel RNVP homologué par La Poste SNA ou passer par un prestataire spécialisé. 

Comment réaliser un traitement RNVP sur votre fichier client ?    

La solution Data Quality Interactive (DQI) de La Poste Solutions Business vous aide à fiabiliser votre fichier client en garantissant l’exactitude et la complétude des adresses dès leur saisie, en temps réel. L’objectif ? Optimiser l’efficacité de vos campagnes publicitaires ou d’informations.  

De son côté, la solution Optimis vous permet de mettre à jour et de corriger les adresses de votre fichier client, conformément aux standards de la norme AFNOR NF Z10-011. 

Deux options vous sont proposées :  

• Curatif ponctuel : vous nous transmettez votre fichier client qui sera traité par nos équipes dans le respect des règles de confidentialité, avant de vous être restitué. Cette solution est notamment préconisée avant un routage. 
• Curatif automatisé (solution automate) : un pont informatique est instauré entre votre système de données et la solution de RNVP du groupe La Poste Solutions Business. Vos données sont envoyées, traitées et directement réintégrées dans votre base de données. A savoir, la mise en place de l'automate nécessite des développements informatiques. Il faut donc que votre volume d'adresses à traiter soit suffisamment important pour garantir la rentabilité de l’opération.