Digitalisation des processus administratifs : levier de simplification pour entreprises, collectivités et administrations

Pourquoi et comment moderniser vos processus de dématérialisation, mais aussi de sécuriser vos démarches à distance ? Du stockage à l'archivage, en passant par le partage sécurisé des données, chaque étape de la digitalisation des processus administratifs est minutieusement prise en charge.  

Avec des services tels que la signature, la contractualisation électroniques et la gestion de documents numériques (facture, devis, contrats clients ou fournisseurs…), la transition vers le numérique devient simple et fluide. La Poste Solutions Business vous accompagne dans votre transformation numérique et digitale. 

La Poste Solutions Business vous accompagne dans la digitalisation de vos processus administratifs. 

• Que dématérialiser ? Les documents administratifs, comptables, juridiques et financiers peuvent tous être convertis au format numérique. 
• Validité juridique des documents dématérialisés avec nos solutions. 
• Nos avantages : sécurisation des données, accès à tout instant aux documents et données, mise à jour en temps réel, digitalisez vos démarches pour une gestion plus fluide et sécurisée. 
• Envoi multicanal, gestion et sécurisation de vos communications. 

La nécessité de digitaliser ses processus 

Dématérialisation et digitalisation : définition 

La dématérialisation fait référence au passage d'un support physique, comme un document papier, à un format numérique. L’objectif est de rendre son accès et sa gestion plus aisés et rapides électroniquement, sans compromettre sa valeur juridique.  

Quant à la digitalisation, elle englobe une transformation plus large qui intègre la mise en œuvre de technologies numériques pour optimiser et moderniser les processus, méthodes de travail et interactions.  

Que peut-on digitaliser ? 

• Digitalisation des processus administratifs : la gestion des ressources humaines ou la correspondance interne peuvent bénéficier d’une numérisation pour une meilleure efficacité.  
• Digitalisation des processus comptables : les tâches comptables, comme la tenue de registres ou les déclarations, peuvent être digitalisées pour une précision accrue.  

• Digitalisation des processus financiers et digitalisation de la fonction juridique : les processus juridiques et financiers, qu'il s'agisse de contrats ou de transactions, font gagner du temps et sont plus sécurisés avec la dématérialisation. 

   

Les bénéfices de la digitalisation avec La Poste Solutions Business 

Opter pour nos solutions d’accompagnement dans votre transformation numérique, c’est optimiser considérablement la gestion de vos processus administratifs, comptables, juridiques et financiers. De plus, vous réduisez significativement les coûts et les délais de vos process de gestion.  

Grâce à nos outils innovants et sécurisés, la digitalisation vous assure une traçabilité et une conformité renforcées.  

Nous facilitons en outre l’accès et le partage d’informations en temps réel grâce à un accompagnement de proximité sans faille. 

Notre expertise historique en matière de transformation digitale fait de nous un tiers de confiance, reconnus sur la place. Nous sommes pionniers dans l’identité numérique. Ces expertises nous permettent ainsi de participer au projet cloud français-européen. 

Maileva : la plateforme multicanal au cœur de la digitalisation des processus administratifs 

Présentation 

Maileva, c’est notre plateforme d'envoi multicanal en ligne. Elle est conçue pour simplifier la création, la diffusion et le suivi des messages, le tout avec une sécurité optimale. Sans exigences minimales de volume et disponible 24h/24, 7j/7, Maileva offre une réactivité incomparable, s'adaptant instantanément à vos besoins de communication, notamment les envois de gestion. 

Gestion des envois 

Que vous souhaitiez envoyer un courrier de mise en demeure à un client ou à un fournisseur par exemple, ou toucher jusqu'à 30 000 destinataires, Maileva facilite ce processus en moins de 15 minutes. De l'impression à la remise à La Poste le jour même, son efficacité est sans égale.  

Profitez-en pour diversifier vos canaux de communication en utilisant le courrier, l'email, le fax et le SMS pour une diffusion parfaitement ciblée pour vos envois de gestion comptable, juridique et financier. Atteignez vos objectifs, qu'il s'agisse de règlement de contentieux, de conquête ou de fidélisation, avec une méthode multicanal adaptée. 

Sécurisation et gestion des données 

La sécurité est au cœur de Maileva. Vos envois dématérialisés peuvent être dirigés vers le coffre-fort Digiposte de vos destinataires, en toute intégrité et confidentialité.  

De plus, la plateforme offre des fonctionnalités supplémentaires. Et en cas de besoin, le Service Client Maileva est à vos côtés pour un accompagnement gratuit et exclusif pour une expérience utilisateur sereine et efficace. 

Une palette de solutions complémentaires 

L’archivage électronique 

L'archivage électronique, au-delà de la simple conservation, permet une consultation aisée et sécurisée des documents via une interface web accessible en continu.  

Notre solution répond aux besoins essentiels des entreprises ou des collectivités en matière de collecte, de classification, de conservation et de sécurisation des documents : archivage numérique des factures, des commandes, comptabilité clients, fournisseurs…  

Respectant scrupuleusement les normes actuelles, nous proposons un accès immédiat à tous vos documents. Cela facilite les relations avec vos clients, vos fournisseurs, vos employés et vos partenaires (expert-comptable, commissaires aux comptes…). 

La contractualisation électronique 

Maileva Signature vous donne la possibilité de faire signer ou de contractualiser un document à distance. C’est un véritable avantage de la digitalisation de vos processus administratifs, utilisables par toutes les parties prenantes. Économique, cette solution simplifie vos démarches et facilite la conservation des données.   

La lettre recommandée électronique 

La lettre recommandée électronique (LRE) marque un tournant dans la digitalisation des processus administratifs. Elle offre une alternative numérique à la traditionnelle lettre recommandée.  

Utilisable par tous les secteurs, elle facilite la conclusion, la résiliation et la notification d'actes juridiques et administratifs. La lettre recommandée électronique assure une traçabilité fiable, un archivage simplifié et une protection juridique identique à sa version physique. Elle garantit la continuité de service en toutes circonstances. C’est notre service Maileva lettres recos électroniques qui vous permet de les établir en toute simplicité. 

L’Envoi Recommandé Electronique

L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) permet de transmettre des documents importants de manière 100% numérique, sécurisée et traçable. Il offre des preuves horodatées de dépôt et d'envoi, opposables en cas de litige. Accessible 24h/24 7j/7 et sans obligation de consentement préalable du destinataire, l’ERE est pratique pour des envois rapides et fiables, tels que des mises en demeure ou des relances commerciales. Il permet également des économies de coûts et de temps.

La facture électronique 

Dans le cadre de la transformation numérique et de la digitalisation des processus administratifs, la facture électronique s'impose comme une innovation majeure. Une facture électronique, c’est une facture dématérialisée, émise, transmise et reçue numériquement. Elle contient des données structurées qui facilitent son exploitation par l'administration fiscale.  

Au-delà de la simplicité d'utilisation, elle offre aux entreprises et aux administrations publiques une série d'avantages :  

• réduction des délais de paiement ; 
• transmission fiable des informations ; 
• minimisation des erreurs ; 
• meilleure traçabilité des transactions ; 
• réduction des coûts ; 
• conformité accrue aux normes fiscales et juridiques.  

La facture électronique s'inscrit dans la nécessité d'accélérer votre transformation numérique pour répondre aux exigences modernes de la gestion commerciale. Nous vous la proposons grâce à notre service Maileva Facture.