Politique de protection des données personnelles

I. QUELLES SONT LES PERSONNES CONCERNEES PAR CETTE POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES ?

La présente Politique concerne toute personne physique utilisatrice des services, du site ou des applications mobiles, client La Poste « particulier », prospect, expéditeur ou destinataire d’un colis ou d’un courrier via nos services physiques ou en ligne et, le cas échéant, les membres de leur famille ou toute personne partageant leur foyer lorsque cela est nécessaire, leurs héritiers et ayants droits, ou toute autre personne qui aurait été désignée (contact, bénéficiaires, etc.).

II. QUELLES SONT LES DONNEES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS ET COMMENT LES OBTENONS-NOUS ?

La Poste respecte le principe de minimisation des données, en ce qu’elle s’engage à ne collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation directe ou indirecte des finalités pour lesquelles vous êtes en relation avec elle.

Dans le cas où des données facultatives vous seraient demandées, La Poste vous informera clairement sur les Données Personnelles indispensables à la réalisation du service.

Les Données Personnelles sont principalement collectées directement auprès de vous par La Poste et ne sont utilisées que pour les usages qui ont été portés à votre connaissance.

Certaines données traitées par La Poste peuvent, lorsque cela est nécessaire, être collectées de manière indirecte à partir des sources suivantes :

- Soit des clients, précisant des informations sur des souscripteurs, des bénéficiaires, des ayants-droits, des contacts, des destinataires ;
- Soit des tiers, tels que des partenaires commerciaux, d’autres entités de La Poste, des organismes de prévention de la fraude, des fournisseurs de données, des organisations (Organisation Mondiale des Douanes, …) et des membres de l’Union Postale Universelle ;
- Soit de sources accessibles au public (données issues de publication/bases de données rendues accessibles par les autorités officielles, données issues de sites internet/réseaux sociaux contenant des informations rendues publiques par la personne elle-même…) ;
- Soit d’administrations et autorités publiques.

En cas de collecte indirecte, La Poste s’engage à informer les personnes concernées dans le respect des conditions posées à l’article 14 du RGPD.

Les principales catégories de Données Personnelles susceptibles d’être collectées sont :

• Données d’identification et coordonnées de contact : nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresses postales, adresses de messagerie électronique, numéros de téléphone, images (vidéo, photo), voix, informations présentes sur vos justificatifs d’identité ;
• Données de connexion (dont issues des cookies et des pixels) liées à l’utilisation de nos services en ligne ou applications mobiles ; adresse IP, données d’identification et d’authentification à vos espaces connectés, logs, données de navigation sur les sites internet et les applications mobiles du Groupe. Vous pouvez consulter les politiques de traceur propres à chaque site sur ces derniers pour avoir plus d’informations sur la façon dont nous utilisons ces traceurs. Pour les traceurs relatifs à ce site : https://www.laposte.fr/information-sur-les-cookies.
• Données relatives aux habitudes et préférences des personnes concernées : du fait de l’utilisation des produits et services souscrits ou des interactions avec La Poste ;
• Données collectées dans le cadre de vos interactions avec les entités de La Poste : vos commentaires, vos besoins collectés lors de nos échanges avec vous en physique et en ligne lors de communications téléphoniques (conversation), votre voix et votre image lors de visioconférences, discussion par courrier électronique, chat, chatbot, échanges sur nos pages sur les réseaux sociaux et vos réclamations et plaintes. Par ailleurs, certains services peuvent être utilisés par des mineurs. Dans ce cas, en cas de collecte directe La Poste veille au respect des obligations légales applicables aux mineurs de moins de 15 ans, notamment en matière de consentement lorsque celui-ci est requis.

III. POURQUOI ET SUR QUELLE BASE LÉGALE COLLECTONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

La finalité d’un traitement correspond à l’objectif poursuivi par le Responsable de traitement. La Poste s’engage à traiter les Données Personnelles qu’elle collecte ou détient sur vous pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et à ne pas les traiter ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.

Les différentes bases légales sur lesquelles se fonde La Poste pour traiter vos données, ainsi que les principales finalités qui y sont rattachées sont les suivantes:

• Le recueil du consentement de la personne concernée : par exemple pour les adhésions aux newsletters ou pour la prospection commerciale des particuliers par voie électronique (mail, sms) portant sur des produits et services non analogues à ceux déjà souscrits

• L’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie, ou l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci : par exemple pour la création, la gestion et l’accès aux services auxquels vous avez souscrit (Mon Compte La Poste, laposte.net, le coffre-fort numérique « DIGIPOSTE », l’Identité Numérique, la réexpédition, la procuration) ou encore pour la gestion de vos achats de produits en ligne, de vos réclamations sur le suivi des commandes, pour la gestion des modalités de réception/livraison de vos courriers et colis.

• Le respect d’obligations légales et réglementaires : par exemple pour le traitement des litiges devant les autorités judiciaires, la gestion des formalités douanières, le suivi et la tenue de la comptabilité, le traitement de vos demandes d’exercices de droit.

• Les intérêts légitimes poursuivis par La Poste : par exemple pour l’amélioration globale de la qualité des services, la réalisation d’opérations de prospection commerciale ne nécessitant pas le recueil de votre consentement, la lutte contre la fraude et la cybercriminalité.

• L’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi La Poste : le service universel postal, la contribution à l'aménagement et au développement du territoire, le transport et la distribution de la presse, l’accessibilité bancaire notamment lorsque La Poste agit au nom et pour le compte de sa filiale La Banque Postale.

Vous pouvez consulter la liste complète des finalités des traitements ainsi que leur base légale et les durées de conservation des Données Personnelles issues des traitements mis en œuvre par La Poste en cliquant sur le lien suivant :
Traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre des services et traitements transverses de La Poste.

D’une manière générale, les finalités, la durée de conservation et la base légale diffèrent selon les services et produits concernés.

La Poste peut également agir en tant que Sous-Traitant au sens du RGPD. Dans ce cas, elle s’engage à respecter les obligations prévues à ce titre par la Réglementation applicable ainsi que ses obligations contractuelles vis-à-vis du Responsable de traitement, notamment s’agissant des finalités et bases légales déterminées par le Responsable de traitement. La Poste ne traite ainsi les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Responsable du traitement.

IV. A QUELS SERVICES OU ENTREPRISES SONT COMMUNIQUÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Les Données Personnelles que vous communiquez à La Poste sont, lorsque La Poste est Responsable de traitement, susceptibles d'être transmises aux Destinataires suivants :

•  Destinataires internes à La Poste Groupe :
- Les services, directions et unités d’affaires de La Poste habilités à accéder à ces informations ;
- Les filiales de La Poste susceptibles d'être impliquées dans la fourniture des services ;

•  Destinataires extérieurs, ne faisant pas partie de La Poste :
- Les prestataires techniques de La Poste y compris leurs Sous-Traitants, dans le cadre strict des missions qui leur sont confiées ;
- Les partenaires de La Poste ;
- Les cocontractants, les bénéficiaires de prestations, les ayants-droits habilités ou tout tiers désigné par les clients ou utilisateurs de nos services et/ou produits, en vertu des relations contractuelles;
- les organismes publics, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les avocats, les autorités administratives ou judiciaires, afin de se conformer à toute loi ou réglementation en vigueur, ou pour répondre à toute demande judiciaire ou administrative, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à La Poste ou pour permettre à La Poste d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
- les médiateurs, les autorités de tutelle et de contrôle habilités à recevoir de telles données ;
- les services chargés du contrôle tels que les commissaires aux comptes et les auditeurs, Les Douanes et les Postes des pays dans lesquels vous envoyez vos marchandises.

Lorsque La Poste agit en qualité de Sous-Traitant, elle s’engage à respecter les obligations prévues à ce titre par la Réglementation applicable ainsi que ses obligations contractuelles vis-à-vis du donneur d’ordres, notamment en ne communiquant les données qu’aux :

- Destinataires indiqués par le Responsable du traitement ;
-  aux Sous-Traitants ultérieurs acceptés par le Responsable du traitement ;
-  organismes publics, aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels, aux avocats, aux autorités administratives ou judiciaires, afin de se conformer à toute loi ou réglementation en vigueur, ou pour répondre à toute demande judiciaire ou administrative, dans le cadre du respect des obligations légales incombant à La Poste ou pour permettre à La Poste d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
-  médiateurs, aux autorités de tutelle et de contrôle habilités à recevoir de telles données ;
-  services chargés du contrôle tels que les commissaires aux comptes et les auditeurs, les Douanes et les Postes des pays dans lesquels vous envoyez vos marchandises.

V. POUR COMBIEN DE TEMPS SONT CONSERVEES VOS DONNEES PERSONNELLES ?

La durée de conservation des Données Personnelles varie en fonction de leur nature et de la finalité poursuivie par le traitement concerné. Lorsqu’une Donnée Personnelle est collectée pour plusieurs finalités, elle est conservée jusqu’à l’épuisement du délai de conservation le plus long. La Poste s’engage à ne pas conserver vos Données Personnelles au-delà de la durée nécessaire à la fourniture de ces produits ou services.

Les principales durées de conservation des Données Personnelles par La Poste sont :

• Pour la gestion du client et des produits et services offerts par La Poste ou ses filiales :

• Pour la prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact avec le prospect.

• Pour les enregistrements de conversation téléphoniques dans le cadre du service client : 6 mois à compter de la date de l’enregistrement.

• Pour la détection, la prévention et la lutte contre la fraude et la cybercriminalité : 12 mois à compter de la date de l’alerte pour fraude et jusqu’à 6 ans dans le cas d’une fraude avérée correspondant au délai de prescription pénal.

• Pour le traitement des demandes d’exercices de droits : 5 ans pour les données relatives au traitement de vos demandes, et 1 an pour les pièces justificatives d’identité.

• Pour la tenue de la comptabilité : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice en cours.

Au terme de ces délais, La Poste procède à leur destruction conformément à sa politique interne ou les anonymise pour les utiliser à des fins statistiques, archivistiques ou historiques.

Lorsque La Poste agit en qualité de Sous-Traitant, au terme de la prestation et selon le choix du Client prévu au contrat, elle supprime ou restitue au Client les Données Personnelles qu’elle a traitées pour son compte, sous réserve des réclamations en cours et des obligations légales et réglementaires.

VI. VOS DONNEES PERSONNELLES PEUVENT-ELLES ETRE TRANSFEREES EN DEHORS DE L’UE ?

Les Données Personnelles traitées par La Poste sont hébergées au sein de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Economique Européen (EEE). Toutefois, pour certaines prestations spécifiques, La Poste peut avoir recours à des Sous-Traitants établis en dehors de l’UE ou de l’EEE, dont certains sont situés dans des pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne (exemples : Maroc, Inde, Sénégal, Tunisie, Ile Maurice). Ces Sous-Traitants exécutent des tâches opérationnelles pour le compte de La Poste ou de ses filiales en lien avec les finalités de traitement décrites dans le tableau de traitements. Ces Sous-Traitants peuvent avoir accès aux Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation de leurs missions. Dans ce cas, conformément à la règlementation en vigueur, La Poste exige de ses Sous-Traitants qu’ils fournissent les garanties appropriées notamment la signature de clauses contractuelles types de la Commission européenne et le cas échéant la mise en place de mesures complémentaires ou l’adoption par ces derniers de Règles d’entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules).

VII. COMMENT LA POSTE PROTEGE-T-ELLE VOS DONNEES PERSONNELLES ?

La Poste s’engage à prendre en compte la protection de vos Données Personnelles et de votre vie privée dès la conception des nouveaux produits ou services qui vous sont proposés, et à prendre ainsi toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles.  En particulier La Poste met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles propres à garantir la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles collectées et traitées et notamment à empêcher toutes atteintes à leur intégrité ou communication à des tiers non autorisés, en assurant un niveau de sécurité adapté aux risques liés au traitement et à la nature des Données Personnelles à protéger. Conformément à la réglementation européenne, ces mesures peuvent consister, entre autres, au chiffrement, à l’anonymisation, à la pseudonymisation, au cloisonnement, ou encore à la restriction d’accès aux données.

Par ailleurs, La Poste impose à chacun des Destinataires de vos Données Personnelles de respecter les garanties de sécurité et de confidentialité adaptées.

En cas de violation de Données Personnelles au sens de l’article 4 du RGPD affectant vos Données Personnelles (destruction, perte, altération ou divulgation), La Poste s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données Personnelles, notamment auprès de la CNIL, dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible soixante-douze (72) heures après avoir pris connaissance de toute violation susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés.

VIII. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNEES PERSONNELLES ET COMMENT LES EXERCER ?

Lorsque La Poste collecte vos Données Personnelles, vous recevez, par le biais des mentions d’information, une information claire et transparente sur les traitements effectués ainsi que sur les droits qui vous sont reconnus et leurs modalités d’exercice.

Selon la réglementation :

► Vous avez le droit d’accéder aux Données Personnelles que nous détenons à votre sujet ;
Cela inclut le droit de nous demander des informations complémentaires sur :
· les catégories de données que nous traitons
· les finalités du traitement des données
· les Destinataires et les catégories de Destinataires à qui vos données ont été transmises
· lorsque cela est possible, la durée de conservation de vos données ou lorsque ce n’est pas possible les critères pour déterminer cette durée.

La Poste s’engage à vous communiquer ces informations dans un format compréhensible, ou sous une forme conforme à votre demande dans les limites des moyens techniques disponibles, le cas échéant.

► Vous avez le droit de nous faire corriger les Données Personnelles inexactes ou incomplètes vous concernant ;

► Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données Personnelles lorsque celui-ci est basé sur notre intérêt légitime,  sauf à ce qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de les traiter, ou que le traitement ne soit nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Nous continuerons également d’utiliser vos Données Personnelles lorsque la loi nous y oblige ou si nous devons le faire pour exécuter une obligation contractuelle ;

Vous pouvez également, à tout moment, vous opposer au traitement de vos Données Personnelles lorsque ce traitement est effectué à des fins de prospection commerciale par voie électronique ou postale, en ce inclus lorsque le traitement concerné constitue un profilage ;

► Vous avez le droit d’être « oublié » par nous en exerçant votre droit d’effacement de vos données, sous réserve que leur conservation soit nécessaire pour le respect d’une obligation légale par La Poste, pour assurer l’exécution d’un contrat en cours avec vous, pour permettre à La Poste d’exercer ou défendre ses droits en justice ou à des fins archivistiques, historiques ou scientifiques ;

► Vous avez le droit de demander la suspension du traitement de vos Données Personnelles, notamment si vous contestez l’exactitude des données utilisées ou si vous vous opposez à ce que vos données soient traitées ;

► Vous pouvez demander à ce que vos Données Personnelles soient récupérées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible afin d’en disposer et de les transmettre à un autre Responsable de traitement, sous réserve que l’exercice de ce droit ne porte pas atteinte aux droits des tiers, dont les données se trouveraient transmises suite à une demande de portabilité ;

► Vous avez la faculté de fournir des directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès ;

► Vous avez le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (y compris le profilage), produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative, le cas échéant.

► Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment, pour les cas où celui-ci vous aurait été demandé. Cela vous permettra notamment de modifier et/ou retirer vos consentements concernant la prospection commerciale.

Vous pouvez exercer vos droits en justifiant de votre identité, en précisant a minima vos nom, prénom et le produit ou service concerné. Dans certains cas des données supplémentaires peuvent vous être demandées afin de vous identifier et de faire droit à votre demande.

• Pour les traitements mis en œuvre par La Poste SA (maison-mère) en renseignant notre formulaire prévu à cet effet, en cliquant ici.

Vous pouvez également le faire en vous adressant à La Poste - BP 10245 - 33506 Libourne Cedex.

Si vous disposez d’un Compte La Poste, vous pouvez également modifier vos Données Personnelles en vous connectant sur « Mon Compte La Poste », accessible sur le site laposte.fr.

• Pour les traitements mis en œuvre par une filiale du groupe La Poste, en vous adressant au service désigné par chaque filiale dont les coordonnées sont indiquées dans les mentions d’information du service que vous avez souscrit ou sur le site internet de la filiale concernée au sein de sa politique de confidentialité.

Lorsque La Poste agit en qualité de Sous-Traitant, elle s’engage à aider le Responsable du traitement dans toute la mesure du possible, à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d'exercer leurs droits.

IX. COMMENT CONTACTER LE DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DESIGNE PAR LA POSTE GROUPE ?

Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante :

Le Délégué à la Protection des Données
CP Y412
9 rue du Colonel Pierre Avia
75015 PARIS

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 place de Fontenoy - TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07 ; tél. : 01 53 73 22 22).

X. ENGAGEMENT DE LA POSTE SUR L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

De par la diversification constante de ses activités, La Poste est de plus en plus amenée à faire usage de l’intelligence artificielle (IA). Dans le cadre de la mise en place de certains outils ou services, le traitement de vos Données Personnelles est susceptible d’impliquer l’intervention d’un système d’intelligence artificielle (« système d’IA »).

La Poste s’engage à respecter les principes posés par le nouveau règlement européen sur l’IA, notamment en matière de transparence à l’égard des personnes concernées sur l’objet et le fonctionnement des systèmes d’IA utilisés. Lorsque la réglementation applicable l'exige, des informations complémentaires pourront être fournies sur l'utilisation du système d'IA concerné, sa finalité, son rôle dans le traitement ainsi que l'existence éventuelle d'une supervision humaine.

Par ailleurs, nous pensons qu’il est essentiel :

• d’une part, que ces pratiques respectent l’ensemble des principes de protection des données détaillés dans la présente politique ;
• d’autre part, de toujours s’attacher à mesurer, limiter et surtout contrôler l’impact que peut avoir l’utilisation de l’IA sur le traitement de vos données.

En ce sens, La Poste fait de l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle une priorité, de sorte à ce qu’elle reste toujours en cohérence avec les valeurs de confiance qu’elle porte.

La Poste a mis en place un dispositif de gouvernance et de conformité dédié aux systèmes d'IA. Celui-ci vise notamment à évaluer les risques associés aux usages de l'IA, à mettre en œuvre les mesures de maîtrise appropriées et à assurer le respect des exigences du règlement européen sur l'IA ainsi que des règles applicables à la protection des données personnelles.

XI. GLOSSAIRE

« Données Personnelles » : Désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

« Destinataire » : Désigne le service ou l’entreprise ou l’organisme qui reçoit la communication et peut accéder à vos Données Personnelles.

« La Poste » : Désigne La Poste SA

« La Poste Groupe » ou « Le Groupe » : Désigne La Poste SA et ses filiales

«Politique de confidentialité et de protection des données personnelles » et « Politique » : Désigne la présente Politique décrivant les mesures prises pour le traitement, l’exploitation et la gestion de vos Données Personnelles et vos droits en tant que personne concernée par le traitement.

« Responsable du traitement » : Désigne l’entité du groupe La Poste qui réalise le traitement de vos Données Personnelles, ou, le cas échéant, un Client de La Poste si celle-ci agit en qualité de Sous-Traitant.

« Traitement » : Désigne toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à vos Données Personnelles

« Violation de données à caractère personnel » : Désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l’accès non autorisés à vos Données Personnelles.

« Sous-Traitant » : Désigne toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement.