Professionnels, quels documents devez-vous garder ?
Lancer son entreprise est un processus parsemé de nombreuses étapes. Il y a bien sûr les formalités administratives ou encore la recherche et l’aménagement de votre espace de travail. D’autres choses auxquelles on pense moins lorsque l’on crée son activité sont pourtant tout aussi importantes. L’achat des fournitures de bureau en fait partie. Pour démarrer votre activité sur de bonnes bases et ne pas vous laisser surprendre, nous vous proposons une liste des fournitures de bureau indispensables, accompagnée de conseils pour bien gérer vos commandes.
Les fournitures de rangement, de classement et d’archivage
Gérer une entreprise nécessite une solide organisation. Vos documents doivent être parfaitement classés et rangés.
Vous avez le choix parmi une multitude de fournitures :
• boîtes d’archive et de classement ;
• chemises, trieurs et pochettes ;
• classeurs et intercalaires ;
• corbeilles de classement ;
• porte-vues ;
• range-revues et serre-livres ;
• dossiers suspendus
• protège documents…
Ces différentes fournitures vous permettent de classer et conserver tous vos documents : factures clients et fournisseurs, documents bancaires et comptables, devis… À vous de définir celles qui vous conviendront le mieux en fonction de votre activité et de la taille de votre espace de travail. Prenez également en compte la manière dont vous souhaitez vous organiser.
Par exemple :
• des corbeilles de classement rapides d’accès pour vos dossiers en cours ;
• des boîtes d’archives solides pour protéger les documents à conserver longtemps ;
• un code couleur pour distinguer les différents types de documents ;
• un système d’étiquetage pour repérer facilement les dossiers…
Les fournitures d’écriture et petits accessoires
Même si le monde de l’entreprise tend de plus en plus à se numériser, le papier est toujours d’actualité. Outre les feuilles et les stylos, il existe d’autres accessoires dont on se sert au quotidien.
Voici toutes les fournitures dont vous pourriez avoir besoin selon votre activité :
• des ramettes de papier et des cartouches d’encre, pour imprimer ou photocopier tous vos documents ;
• des enveloppes de différentes tailles et des timbres ;
• un agenda ;
• un calendrier ;
• des cartes de visite ;
• des étiquettes ;
• des stylos, surligneurs, crayons à papier, gommes… ainsi qu’une trousse ou un pot pour les ranger ;
• des ciseaux, de la colle, une agrafeuse, des agrafes ;
• une calculatrice ;
• des cahiers, blocs-notes et post-it ;
• des cartons et du ruban adhésif ;
• des trombones, élastiques, aimants et punaises ;
• une loupe, une règle, un compas, une équerre et un rapporteur ;
• des feutres ou craies pour tableau ;
• une corbeille à papier ;
• un sous-main ;
• des tampons, dateurs ou horodateurs…
D’autres fournitures pourront se révéler très pratiques pour faire face à toutes les situations :
• un destructeur ou broyeur de documents ;
• des sacs-poubelles ;
• des produits d’hygiène : savon, papier toilette, mouchoirs, serviettes, lingettes, gel hydroalcoolique, masques de protection, gants…
• des consommables alimentaires : eau, café, thé, infusions, gobelets…
• des piles et ampoules de rechange, pour ne jamais être à court ;
• un ou plusieurs disques durs externes ou clés USB.
Comment bien gérer vos commandes de fournitures ?
Réfléchissez bien à votre organisation et à vos besoins. Certaines fournitures ont une durée de vie plus ou moins longue, certaines devront ainsi être remplacées ou renouvelées fréquemment (papier, stylo, timbres…) tandis que d’autres représenteront des achats occasionnels (agenda, calendrier…). Vous devez vous assurer d’avoir un stock suffisant pour vos fournitures indispensables : c’est-à-dire ne jamais être à court.
Prévoir et organiser les stocks de fournitures demande de bien estimer vos besoins et anticiper. Cet élément est indispensable : une fourniture manquante, selon sa nature, peut entraîner des retards ou un arrêt momentané de votre activité. Cette situation peut aussi vous pousser à acheter en urgence des fournitures de moins bonne qualité ou à un prix plus élevé.
Attention : conservez bien vos factures d’achat, elles vous seront utiles pour votre comptabilité. Toutes les fournitures de bureau et administratives doivent être enregistrées dans vos comptes de charges. De plus, en cas de contrôle fiscal, elles pourraient vous être demandées.
Comment économiser sur les commandes de fournitures ?
Une gestion des fournitures maîtrisée vous permet de réduire vos coûts : vous achetez de manière groupée, vous avez donc moins de commandes à gérer et vous pouvez profiter de réduction sur des lots.
Pour acheter vos fournitures, comparez les offres proposées par les fournisseurs : votre objectif doit être de trouver le matériel le plus qualitatif et fonctionnel au meilleur prix. Soyez également attentif aux produits proposés : cherchez un fournisseur avec un large catalogue. Vous pourrez ainsi regrouper vos commandes et gagner du temps en évitant de disperser vos achats sur plusieurs sites. Vous profiterez en plus de meilleurs prix et de réductions sur les frais de livraison.
La Poste Pro accompagne les créateurs d’entreprise dans toutes leurs démarches. Vous découvrirez auprès de nos vendeurs partenaires un vaste catalogue de fournitures de bureau et accessoires. Outre toutes les fournitures déjà citées dans cet article, vous trouverez également : du matériel bureautique, des boîtes aux lettres, du matériel de loisirs créatifs ou encore des sacs de rangement ou transport. Les vendeurs de la Market Place Pro vous proposent également tout le nécessaire pour aménager votre bureau (mobilier, décoration, éclairage…).
Vous connaissez désormais toutes les fournitures indispensables ou utiles à commander lorsque vous créez votre entreprise, puis au quotidien. Vous pourrez ainsi démarrer votre activité avec tout le matériel nécessaire déjà à disposition. La Poste Pro vous accompagne lors de cette étape importante : nos vendeurs partenaires vous proposent toutes les fournitures dont vous aurez besoin.
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