Comment organiser le déménagement de votre entreprise ? 

Pourquoi est-il important d’anticiper les démarches de votre déménagement d’entreprise ? 

Limitez au maximum les perturbations pour vos fournisseurs, partenaires et clients 

Le déménagement de votre entreprise ne doit pas entraîner une interruption totale de vos activités. Planifier à l’avance les actions à effectuer vous permet de vous organiser pour garantir une continuité de service pendant les démarches. 

Dans tous les cas, prévenez vos clients, fournisseurs et partenaires en amont et indiquez-leur le(s) jour(s) où vous serez plus difficilement joignable. Cela les rassurera et pourra contribuer à maintenir leur confiance et leur fidélité.  

Réduisez le risque d’imprévus logistiques  

Vous voulez éviter de vous retrouver sans internet ou électricité dans votre nouveau local le jour J ?  

Anticiper et planifier en amont l’ensemble des démarches à réaliser, tels que le transfert de vos comptes d’électricité et d'internet ou le suivi de votre courrier, vous aidera à éviter les imprévus.  

Embarquez plus facilement vos collaborateurs (si vous en avez)

Vous avez des salariés ? Un déménagement d’entreprise peut être source de stress et d'inquiétude. Rassurer vos collaborateurs dès le début des démarches est crucial pour garantir le succès de cette transition.  

Pour cela, communiquez de façon ouverte et transparente sur les étapes à venir et impliquez-les sur les différentes tâches et prises de décision. 

Évitez tout risque d’insécurité juridique

Un déménagement peut avoir des conséquences juridiques. Anticiper ces points vous permet de rester en conformité avec la loi. 

Si vous avez des doutes ou des questions sur des points légaux, n’hésitez pas à demander l’aide d’un conseiller juridique ! 

Transférez l’adresse de votre entreprise : les étapes à suivre pour réussir votre déménagement

Établissez un budget prévisionnel

L’estimation de vos dépenses doit inclure :  

• le coût de la prestation du déménageur (si vous faites appel à un professionnel) ; 
• les éventuels travaux de modifications de l'infrastructure du nouveau lieu ; 
• les éventuels travaux de remise en état du local que vous quittez ;  
• les dépenses d’ameublement ; 
• le coût des communications clients liées au changement d'adresse.

Définissez une date d’emménagement et un rétroplanning

Vous avez fixé une date d’emménagement ? Voici quelques conseils à prendre en compte au moment d’établir votre rétroplanning des actions à effectuer :  

• Organisez le déménagement/emménagement pendant un week-end ou des jours de fermeture, notamment si vous gérez un commerce ou un restaurant, afin de garantir la continuité de vos services ; 
• Gardez une marge de quelques jours avant de rendre vos anciens locaux pour pouvoir faire face à d’éventuels imprévus, tels qu’un retard dans le transfert des lignes d’électricité et d’internet ou dans le déménagement de vos cartons ; 
• Restez réaliste sur les délais.

Envoyez votre préavis au propriétaire de votre local actuel

Une fois que vous avez fixé une date de déménagement, vous devez envoyer votre préavis par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d’huissier à votre propriétaire.  

Vous disposez ensuite généralement de six mois pour organiser votre départ et quitter les lieux, même si certaines durées de préavis sont parfois plus longues. 

Profitez également de vos échanges avec le propriétaire pour prévoir une date pour l’état des lieux.  

Choisissez une entreprise de déménagement (si nécessaire)

Si vous disposez d’un petit budget, vous pouvez vous contenter de louer un camion ou utilitaire pour réaliser le déménagement vous-même. 

Si vos moyens financiers le permettent et si vous avez des besoins spécifiques, pour par exemple transporter une grosse quantité de cartons, des objets volumineux ou du matériel fragile et encombrant, il est conseillé de faire appel à un déménageur professionnel. Pour cela, n’hésitez pas à demander des devis et à comparer les offres ! 

Planifiez la transition des services (téléphonie, internet, courrier postal…)

Communiquez dès que possible la future adresse de votre entreprise et la date de votre emménagement aux acteurs suivants :  

• votre fournisseur d’électricité et/ou de gaz ; 
• votre opérateur internet ; 
• votre opérateur téléphonique ;  
• l’Administration fiscale ;  
• va banque dans laquelle sont domiciliés vos comptes professionnels ;  
• votre société d’assurance. 

Effectuez votre changement d’adresse et bénéficiez d’une réexpédition de votre courrier professionnel ! 

Prévoyez une pré-visite avec votre équipe 

Si vous avez des salariés, organisez une pré-visite des futurs locaux afin de leur faire connaître leur nouveau lieu de travail.   

Cette pré-visite les rassurera et leur permettra de se projeter dans les lieux.

Prévenez vos clients, fournisseurs et partenaires 

Envoyez un email à vos clients, fournisseurs et partenaires quelques mois à l’avance pour les prévenir de votre déménagement et leur indiquer votre future adresse. 

L’email devra aussi être l’occasion d’expliquer les raisons de ce changement et de mettre en avant ses bénéfices dans la relation clients et/ou partenaires. N’hésitez pas à le faire de façon ludique et originale, pourquoi pas, sous la forme d’une vidéo.

Mettez à jour votre communication

Faites le nécessaire pour que votre nouvelle adresse apparaisse dès le jour de votre emménagement sur :  

• vos cartes de visite ; 
• votre signature électronique (et celles de vos éventuels collaborateurs) ;  
• vos tampons ; 
• votre site internet ;  
• votre fiche Google ;  
• vos courriers ; 
• vos documents commerciaux et administratifs. 

Faites vos cartons et vérifiez que les données de votre entreprise sont bien en sécurité

Distribuez des cartons à vos éventuels collaborateurs pour leur permettre d’emballer les affaires. Cartons, film bulles, rouleaux adhésifs... Vous pouvez notamment retrouver tout le matériel nécessaire à votre déménagement sur notre boutique en ligne. Profitez-en pour insister sur l’importance de faire du tri et limiter le volume d’objets à transporter.  

Assurez-vous aussi que les données de votre entreprise sont bien sauvegardées et ne seront pas perdues pendant le déménagement. 

Installez votre nouveau lieu de travail 

Une fois l’état des lieux d’entrée réalisé, vous pouvez commencer à ouvrir vos cartons et à prendre possession des lieux.  

Vous pouvez également faire appel à un architecte d’intérieur et/ou un décorateur qui vous conseillera sur la manière d'aménager au mieux votre nouvel espace de travail.  

Profitez de votre installation pour tester la connexion internet de votre nouveau local et vérifiez que l’eau et l’électricité fonctionnent bien. 

Rendez les clés à votre ancien propriétaire

Après avoir nettoyé votre ancien local, il ne vous reste plus qu’à effectuer l’état des lieux de sortie avec votre ancien propriétaire à la date fixée et à lui rendre les clés.

Déclarez officiellement votre nouvelle adresse

Lorsque vous déménagez, vous devez obligatoirement déclarer le transfert d’adresse de votre entreprise dans un délai d’un mois suivant votre installation si vous détenez une Entreprise Individuelle (EI), une Micro-entreprise ou une société de type SARL, SAS et SA.  

Depuis le 1er janvier 2023, votre demande de changement doit être déposée auprès du Guichet unique des formalités d’entreprises, une plateforme gérée par l’INPI et qui assure le lien avec les centres des formalités des entreprises (CFE).

Demandez un nouvel extrait Kbis

L'extrait Kbis est un document officiel qui prouve l’immatriculation de votre entreprise et contient l’ensemble des informations relatives à votre société. 

Pour le mettre à jour après un déménagement, vous devez effectuer une déclaration de modification auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend votre entreprise (formulaire M3).

Organisez une soirée d’inauguration ou d’ouverture

Votre emménagement est terminé et s’est bien déroulé ? Il ne vous reste plus qu’à organiser une soirée d'inauguration ou d'ouverture, selon vos moyens financiers, et à y inviter vos clients, prospects, fournisseurs et/ou partenaires les plus fidèles ! 

Bonne installation !