MODELES DE LETTRES
Modèle de lettre de relance pour impayés
L’un de vos clients n’a pas payé une facture dans le temps qui lui était imparti et vous ne savez pas comment faire pour réclamer votre dû ? C’est vrai qu’il n’est pas toujours aisé de relancer... Pourquoi ne pas rédiger un courrier en lettre recommandée ? Cela apparaît comme le moyen le plus efficace d’inciter votre client à s’acquitter de sa dette. Ce recours à l’amiable vous permettra, peut-être même, d’éviter la procédure judiciaire. Pour l’écrire sans commettre d’impairs et rappeler sa dette avec courtoisie à votre client, suivez nos conseils !
Comment bien rédiger une lettre de relance ?
Une lettre de relance, également lettre de recouvrement, vous permet d’ouvrir le dialogue avec votre client mauvais payeur et de privilégier le dialogue au conflit. Mais comment bien relancer un client pour impayé ? Rien de plus simple ! Il suffit, dans un premier temps, d’employer un ton courtois afin de lui notifier sa dette. Surtout ne l’attaquez pas, ce serait contre-productif. Soyez prudent et modéré dans vos paroles afin de ne pas le froisser. Cela ne vous empêche pas de rester ferme afin de préserver vos relations commerciales. Soyez simple, concis et cordial (n’oubliez pas les formules de politesse d’usage).
Quand envoyer votre lettre de relance ?
Faîtes-le, une fois le délai dépassé. Commencez par passer un petit coup de fil avant de penser à envoyer un courrier plus solennel. En effet, cela peut-être un simple oubli de la part de votre client et il n’y aura, peut-être même pas besoin d’envoyer un courrier par La Poste ou d’aller jusqu’au tribunal.
Que doit contenir votre lettre ?
Votre lettre de relance doit rappeler plusieurs choses :
- le numéro et la date de facture ;
- le montant de la facture (avec les pénalités de retard) ;
- la date d’échéance à laquelle le paiement aurait dû être versé ;
- une demande de règlement dans les meilleurs délais ;
- les conséquences en cas de non-paiement ;
Pour le dernier point, inutile d’aller jusqu’aux menaces. Vous pouvez simplement préciser les démarches judiciaires auxquelles le client s’expose en cas de non-paiement.
Enfin, pensez également à joindre une copie de la facture.
Modèle de lettre de relance
Objet : facture en attente de règlement
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, nous n’avons toujours pas reçu le paiement de la facture n° [numéro de la facture] datée du [date de la facture] d’un montant de [montant de la facture] euros. Hors celle-ci est arrivée à échéance depuis le [date d’échéance de la facture].
Nous ne doutons pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. C’est pourquoi, par la présente, nous vous prions de bien vouloir régulariser votre situation dans les meilleurs délais, par retour de courrier.
Vous trouverez en copie un duplicata de la dite facture. En revanche, si votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, merci de ne pas en tenir compte.
En vous remerciant, par avance, de faire le nécessaire, nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. Nous vous prions d’agréer Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Envoyer votre courrier de relance en lettre recommandée
Pour rendre votre courrier encore plus solennel, n’oubliez pas de l’envoyer en lettre recommandée. Cela vous servira également de preuve en cas de mauvaise foi de votre client… Avec La Poste, plus besoin de vous déplacer en bureau de Poste pour envoyer une lettre recommandée. Vous pouvez le faire, sans bouger de votre travail, depuis votre ordinateur. Un gain de temps considérable !
Que faire si ça ne suffit pas ?
Votre relance n’a pas eu l’effet escompté ? Passez à l’étape supérieure et envoyez une lettre de mise en demeure. C’est le préalable obligatoire pour saisir les tribunaux.
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